Los congresos son reuniones periódicas que realizan los integrantes de una profesión o asociación a fin de actualizar sus conocimientos. Estos son de gran relevancia para el intercambio entre expertos de un área en particular así como en la formación de las personas que se inician en una disciplina dada.
Al momento de organizar un congreso, particularmente si es internacional, se deben tomar en cuenta una gran diversidad de aspectos. Iniciando por elegir los temas a ser discutidos, así como si el evento será presencial o virtual y los ponentes que asistirán al mismo.
El adecuado manejo de todos estos factores va a garantizar el éxito así como el reconocimiento por parte de los participantes. De esta forma, lograrás captar la atención de un gran público en estas reuniones.
Consejos para organizar un congreso internacional exitoso
Si te has planteado organizar un evento internacional, debes tomar en cuenta una serie de factores que ayudarán a que sea atractivo y se desarrolle con éxito. Entre estos, no debes dejar de tomar en cuenta los siguientes:
Seleccionar la temática
El primer paso al momento de plantearse organizar un congreso, es elegir una temática que sea atractiva al público que se desea recibir. Los congresos son eventos que permiten el intercambio y entre expertos así como la presentación de temas novedosos en un área determinada del conocimiento.
Si se trata de una reunión periódica, por ejemplo un congreso internacional de nutrición deportiva, la temática podría girar sobre las tendencias actuales en este ámbito. También cuida elegir un título llamativo que indique el tema que se abordará en el congreso.
Elegir una fecha adecuada
Debido a que quieres atraer a la mayor cantidad de participantes posibles, tienes que elegir una fecha que sea adecuada para el sector al que va dirigido el congreso. Revisa que no coincida con otro evento de importancia que pueda ser de interés para tu público objetivo.
Igualmente, que no se solape con períodos vacacionales en la mayoría de los países en los que tendrá mayor impacto el evento. En caso de ser un congreso presencial, también es importante seleccionar un período en que las condiciones climáticas sean favorables.
Cuenta con ponentes de alto nivel
Uno de los factores determinantes para que un congreso internacional sea atractivo, es que cuente con ponentes reconocidos en el área del mismo. Los participantes querrán escuchar las experiencias y propuestas de los expertos en el tema a tratar.
Tal como leemos aquí, un congreso puede tener un gran éxito cuando tienes conferencias dictadas por ponentes de prestigio internacional. Al momento de organizarlo y promocionarlo, da la mayor relevancia a los expertos más destacados.
Realiza un buen trabajo de marketing
La publicidad es otra parte fundamental a fin de hacer llegar la información a todas las personas a las que quieres alcanzar. Para esto, lo primero es diseñar una página web del evento en la que incluyas desde la inscripción, costes, programa hasta detalles logísticos.
Es importante que no descuides el uso de las redes sociales, porque tienen un gran alcance y no requieren una gran inversión. No olvides incluir plataformas utilizadas por profesionales en el área a fin de lograr una mayor difusión.
Cuidar los aspectos logísticos
Si tu congreso será presencial, debes cuidar detalles como ofertas de alojamiento y transporte para los participantes. Igualmente, todo lo referente a comidas y refrigerios así como las personas que harán el recibimiento y la atención durante el desarrollo del evento.
En caso de ser un congreso virtual, selecciona una plataforma que tenga un buen soporte y garantiza un servicio de internet estable. En ambos casos, no olvides la traducción simultánea cuando cuentes con ponentes y participantes con diferentes idiomas.
Generar información post-congreso
Debido a que los congresos son reuniones periódicas, se debe lograr que los participantes sigan manteniendo interés en el tema. Por tanto, luego de finalizado el evento lo recomendable es generar algún documento donde se recojan las memorias de las distintas ponencias.
Asimismo, documenta todo lo referente al número de asistentes, países participante, ponentes que intervinieron. Así podrás se hace promoción a la organización encargada de desarrollar estos eventos.