El mayor capital con que cuenta una empresa es su capital humano y por tanto el trabajo que realizan, debe ser gestionado de forma eficiente. Para esto, se debe tener un control horario exacto y contar con herramientas para gestionar la jornada laboral de la plantilla.
Una de las herramientas más útiles en cualquier departamento de Recursos Humanos, es un software de control horario. Este va a agilizar todos los procesos relacionados con el cumplimiento de la jornada laboral así como la gestión del absentismo, manejo de vacaciones y horas extra.
Estos programas son de gran utilidad para empresas que han implementado el teletrabajo así como para aquellas en las que su personal realiza las labores fuera del centro de trabajo. Se pueden utilizar tanto dentro de la oficina como a distancia, mediante la conexión a los dispositivos electrónicos de los trabajadores.
Ventajas de implementar un software de control horario
Actualmente cuentas con una amplia gama de opciones de software de control horario, desde versiones gratuitas muy básicas hasta otras sofisticadas. Al momento de elegir el mejor para tu empresa, debes tomar en cuenta el tamaño de tu plantilla así como tus necesidades particulares, como por ejemplo, la gestión de turnos rotativos.
Estos programas deben ser de fácil instalación así como con una interfaz amigable tanto para el gestor como el empleado. Además, es muy importante que el prestador del servicio te ofrezca atención al cliente en cualquier momento que así lo requieras.
Entre algunos de los beneficios que tendrás al implementar un software de control horario, destacan las siguientes:
Cumplimiento de las normativas laborales
La legislación laboral española establece la obligatoriedad por parte de las empresas, de llevar un registro horario exacto de cada uno de sus trabajadores. El registro debe quedar respaldado y los empleados tener acceso al mismo en todo momento.
Con el uso de un software de control horario, es posible almacenar la información tanto en la nube como otros dispositivos. Asimismo, se pueden generar los informes personalizados exigidos por las instancias laborales y el trabajador.
Mejora el rendimiento y productividad
Tal como indica el artículo de EconomiadeHoy, este tipo de tecnología evita el fichaje por parte de compañeros de trabajo, ya que el control es personalizado. Así, se garantiza que el empleado se encuentra de forma efectiva en su sitio de trabajo durante las horas contempladas en su jornada laboral.
La forma en que se realiza el control puede ser variable e ir desde el uso de tarjetas electrónicas en la oficina hasta la entrada a una dirección IP particular, con una contraseña. Por tanto, son de gran utilidad para empresas con teletrabajo.
Facilita la gestión de Recursos Humanos
Con un software de control horario, es posible manejar un alto volumen de información de toda la plantilla en la empresa. Así, se puede hacer el análisis, con base en las métricas, sobre el absentismo laboral tanto de todo el personal como de cada trabajador en particular.
Igualmente, se pueden detectar las causas más comunes de las faltas de los empleados e intentar buscar los correctivos necesarios. También se puede relacionar el cumplimiento de la jornada con la productividad y determinar si el tiempo de trabajo está siendo efectivo en el logro de los resultados planteados.
Permite una mejor planificación
Estas herramientas tecnológicas facilitan la planificación del manejo de personal, que vas desde el calendario horario hasta la organización de los turnos de trabajo. Muchos permiten personalizar las planillas de recolección de datos, a fin de generar informes con los parámetros que interesan a una empresa particular.
Además, es posible manejar las vacaciones y el control de las horas extras con la finalidad de realizar los pagos adecuados. Igualmente, permiten compartir la información con programas de gestión de nómina y programar recordatorios de distintas tareas.
Reduce los costes
Con este tipo de programas, se evitan muchos problemas de errores humanos al manejar un gran volumen de datos, los cuales se ven reflejados en pagos inexactos. Además, los empleados de Recursos Humanos pueden enfocar sus esfuerzos en otras tareas.
Al controlar el absentismo laboral así como los problemas de impuntualidad, se hace un uso más eficiente de las horas de los trabajadores. Igualmente, se requiere menos personal dedicado a hacer seguimiento a la asistencia y cumplimiento de la jornada laboral.