Uno de los aspectos clave del funcionamiento de una empresa exitosa es el eficiente control de su inventario.
Claro está, que la dinámica que imprimas al inventario de tu empresa, dependerá de la naturaleza de la misma. No es igual un inventario en una empresa de alimentos que en otra de autopartes o de materia prima para el proceso industrial de la propia empresa.
La clave está en que tu inventario garantice un flujo de mercancías acorde a la demanda, sea interna o del mercado, la cual siempre será dinámica.
En ocasiones puede ser beneficioso mantener ese inventario al mínimo posible, como en la filosofía “justo a tiempo”, también llamado Método Toyota. En otras, un inventario que garantice amplias reservas puede ser ventajoso económicamente, por ejemplo, en una economía inflacionaria.
En todo caso, llevar un control adecuado del inventario es fundamental para el éxito empresarial. Lo cual, hace no más de unos 50 años, se hacía manualmente, empleando papel y lápiz o máquinas de escribir mecánicas. Generando información que iba a pesados archivos físicos.
Hoy, en la Era de la Información, los ordenadores y sus programas especializados se encargan de llevar el inventario y su dinámica en tiempo real. A esto se agrega la tecnología del código de barras.
Veamos en qué consiste esta tecnología y qué beneficios aporta usar códigos de barras para controlar el inventario.
El código de barras
Se trata de un conjunto de símbolos, expresados en forma de barras verticales, paralelas, y números, donde el ancho de cada barra y los espacios entre ellas se traducen en información concreta al ser captado por un lector óptico.
Su origen se remonta a los años sesenta del siglo pasado, cuando aún no disponíamos de la tecnología informática moderna. Sin embargo, hoy en día, al combinarse con los ordenadores y la tecnología digital, su utilidad se ha multiplicado exponencialmente.
Con este código impreso en cualquier producto u objeto, se resume una gran cantidad de información, respecto al origen del producto, fecha de producción, ubicación u otros datos de interés.
Para procesar la información contenida en el código de barras se emplea un lector de códigos de barras. Esto es un aparato electrónico que funciona con un láser, el cual capta y digitaliza la imagen de las barras, transformándolas en un código binario, es decir, 0 y 1.
A partir de aquí, la información entra a un ordenador, pudiendo vincularse a todo un sistema de información sobre el objeto marcado con el código de barras.
Los beneficios de su aplicación al control de inventario
Sin duda, la tecnología del código de barras, unida al uso de ordenadores y la tecnología de la información, representa un avance enorme en el control de inventario.
Ten en cuenta que el producto, sea de la naturaleza que sea, es marcado con el código de barras en su origen. A partir de allí, ese producto puede vincularse a una red de seguimiento virtual, que te permite saber en qué punto de la cadena logística se encuentra (fuente: DiariodeAvisos.ElEspanol.com). Entre los beneficios que se obtienen al emplear el código de barras en el control de inventario, tenemos:
– La información de los productos ingresa de forma directa y rápida a tu sistema. Por otra parte, se trata de un sistema con tasas de error sumamente bajas.
– Los equipos necesarios para su aplicación son relativamente económicos, fáciles de instalar y de usar.
– Puedes hacer el seguimiento de los productos adquiridos, incluso, antes de formar parte propiamente dicha de tu inventario, es decir, en tránsito desde su origen.
– Al ingresar productos a tu inventario, bastará, simplemente, con registrar los códigos de barras mediante el lector óptico y la información será incorporada automáticamente a tu sistema informático. Siendo procesada por un programa específico de control de inventario.
– Se acelera el proceso de inventario y reduce los requerimientos de mano de obra para manejar dicho inventario. Además, el inventario se mantiene al día en tiempo real, ya que las entradas y salidas quedan registradas automáticamente.
– En el caso concreto de los inventarios de materia prima, su control mediante código de barra permite un manejo óptimo. Esto reduce las posibilidades de que se detenga alguna línea de producción por déficit de alguno de los componentes requeridos.
– Permite llevar un control estricto en el almacén, ubicando cada producto de manera inequívoca, mediante un código único e individual.
– Facilita las decisiones de reposición de inventario, al vincularse la información de flujo de salida de productos del inventario, producción y venta. Todo esto, vinculado a los programas informáticos adecuados, permite el manejo de estadísticas fiables, la proyección de mercadotecnia y, en consecuencia, los pedidos de reposición de materia prima o mercancías.
– Al ser el puente para digitalizar la información de tu inventario, permite vincular y centralizar, de forma remota, los inventarios de distintos almacenes, distribuidoras o sucursales de tu empresa.
– A su vez, todos estos aspectos tienen un beneficio económico directo, al contribuir a reducir costos de producción. Ya que un manejo eficiente de inventario reduce costos de pedidos, de material faltante, costos de adquisiciones y de almacenaje.